道德意见357

以电子形式保存的前客户记录

所提出的问题是，如果澳门赌场官网仅以电子形式保存前客户的部分或全部记录，如果前客户要求，是否必须向前客户提供这些记录的纸质副本, 如果是这样的话, 澳门赌场官网是否可以向原委托人收取提供纸质文件的费用.

一般来说, 并没有道德上的禁令禁止只以电子形式保存客户记录, 尽管对于特定类型的文档有一些限制. 澳门赌场官网和客户可以就如何保存客户的档案达成合理的协议, 如果客户要求，将如何向客户提供副本, 谁将承担以特定形式提供文件的相关费用; entering into such agreements is prudent and can help avoid misunderstandings. 假设在关系终止前没有签订这样的协议, 然而, 澳门赌场官网必须遵从将电子记录转换为书面形式的合理要求. 在大多数情况下, 前客户须承担将任何妥善保存在电子形式的记录转换为纸张形式的费用. 然而, the lawyer may be required to bear the cost if (1) neither the former client nor substitute counsel (if any) can access the electronic records without undue cost or burden; and (2) the former client’s need for the records in paper form outweighs the burden on the lawyer of furnishing paper copies. 是否(1)将电子文件转换为纸质文件的要求是合理的，以及(2)前客户对纸质文件的需求是否超过了澳门赌场官网提供文件的负担(这样澳门赌场官网就应该承担费用)，应该从一个合理的客户和一个合理的澳门赌场官网的角度来考虑，并应考虑到前客户的技术复杂性和资源.

适用的规则:

• 规则1.4 (a)(沟通)
• 规则1.6(a)(1)及(f)(信息保密)
• 规则1.15(b)(物业保管)
• 规则1.16(d)(拒绝或终止代表)

调查

在澳门赌场官网终止代理客户后, 前客户要求澳门赌场官网把前客户的所有文件交给前客户. 该澳门赌场官网说，这些文件完全以电子形式保存，并提出以电子形式将其储存在CD-ROM上交给前委托人. 前客户回应要求澳门赌场官网出示纸质文件, 澳门赌场官网承担将文件从电子格式转换为纸质格式的费用. The lawyer asks whether (a) he must convert the electronic files to paper form; and (b) 如果是这样的话, 澳门赌场官网是否必须承担将文件转换为纸质形式的费用.

讨论

1. 以电子形式保存客户记录

澳门赌场官网和客户可以就如何保存客户的档案达成合理的协议, 如果客户要求，将如何向客户提供副本, 谁将承担以特定形式提供文件的相关费用. 例如, 澳门赌场官网可以要求寻求代理的委托人同意, 作为代表的条件, 澳门赌场官网仅以电子形式保存其记录, 只要这种保存文件的方法不会对客户造成可预见的损害. 看到 弗吉尼亚伦理意见1818年9月. 30, 2005). (当然，一个潜在的客户可以自由地寻找不强加这种要求的澳门赌场官网.)就像澳门赌场官网与客户关系的其他方面一样, 在可能的情况下，提前解决这些问题是谨慎的，以避免以后的误解和争端.

这里的调查, 然而, 没有说明澳门赌场官网的档案是如何变成电子形式的, 或者这是否是与前客户讨论或达成协议的结果. 相应的, 我们首先讨论当前和以前客户使用电子记录的问题. 我们在道德规范中没有看到任何禁止以电子形式建立和维护大多数类型的客户记录的规定. 虽然规则考虑到澳门赌场官网将建立和维护与客户代理有关的适当档案, 规则没有规定文件必须以何种形式保存. 看,e.g., D.C. 规则1.8(i), 1.16(d).

事实上, 今天，澳门赌场官网以电子形式单独保存与客户代理有关的许多记录是很常见的. 举例:

• 电子邮件及附件: 澳门赌场官网和客户之间以及澳门赌场官网和对方澳门赌场官网之间的很多沟通都是通过电子邮件进行的. 电子邮件和电子邮件的附件可以打印出来，也可以不打印出来.

• 原告的起诉状: 许多法院现在要求诉状以电子方式提交, 通常是PDF格式, 澳门赌场官网可以以电子形式保存诉状文件. 澳门赌场官网可以在文字处理程序中以电子方式起草辩护状, 转换为PDF格式, 把它归档，而不用打印出诉状. 类似的, 收到电子辩护状的澳门赌场官网可以选择仅以电子形式保存.

• 文档生产: 在诉讼中提供的文件只以电子形式提供是很常见的, 一般为PDF或as格式 .tif图像. 收到以电子形式产生的文件的澳门赌场官网也可能以电子方式审查它们. 类似的, 许多公司客户在收集文件时，会将这些文件以电子形式提供给他们的澳门赌场官网, 之后，澳门赌场官网可以以电子形式审查文件，以便可能对请求作出回应.

• 数据库: 特别是在涉及大量文件的情况下, 通常会创建包含这些文档信息的电子数据库. 澳门赌场官网可以运行搜索并根据这些搜索生成报告, 但是，这种数据库的全部内容以硬拷贝形式打印出来是不寻常的.

使用电子记录可以降低澳门赌场官网和客户的成本，因为它减少了文件维护和存储成本，而且由于能够以电子方式而不是通过物理方式访问记录而提高了效率. 客户也可以只以电子形式保存自己的记录, 一些客户要求他们的澳门赌场官网尽可能以电子形式向他们提供诉状和其他文件.

当最初以纸质形式接收或创建记录时，有时也会创建电子客户记录, 但这些纸质文件随后会被转换成电子形式, 通常是通过扫描. 这种转换提出了一个问题，即纸质文件是否可以在创建电子版本后被销毁或丢弃. 首先，我们注意到某些类型的文件不应被销毁. 例如,

澳门赌场官网必须以书面形式保留当事人的内在价值, 原始纸质文件, 比如证券, 可转让票据, 的行为, 和解协议, 和意志. 看到 D.C. 规则1.15(a) (client property other than funds “shall be identified as such and appropriately safeguarded”); D.C. 法律伦理课. 283(1998)(声明“澳门赌场官网销毁客户档案中包含的贵重物品是不道德的”，并认定“有价证券”, 可转让票据, 的行为, 和解协议, 遗嘱“作为财产”具有内在价值或直接影响有价值的权利。.¹

• 澳门赌场官网应谨慎行事，不得销毁其有法律义务保存的任何文件.” Id.

• 澳门赌场官网应当注意，当委托人提供的原始文件没有归档或记录在公共记录中时，不得销毁或丢弃这些原始文件.” Id.

• 如果电子版本的文件不能“保护(现任或前任)客户的利益”，澳门赌场官网应该保留原始的纸质文件.” D.C. 规则1.16(d).

• 客户提供给澳门赌场官网的纸质文件不应被销毁，除非现任或前任客户不希望文件被退回并同意销毁.² 看到 D.C. 规则1.4(a) -沟通(“澳门赌场官网应使委托人合理了解某一事项的进展情况”).³ 然而, 此类文件如果属于上述前四类文件之一，则不应予以销毁.

除上述例外情况外, 澳门赌场官网可以将客户的文件转换为电子形式，如果他合理地得出结论，认为他正在为当前客户进行代理不需要纸质文件，则可以销毁纸质文件.⁴ 澳门赌场官网应该记住，如果他或她确实销毁了纸质文件, 在某些情况下，他可能会, 没有与客户达成相反的协议, 将来应客户要求提供纸质形式的电子记录，费用可能由澳门赌场官网承担, 下面将进一步讨论.

仅以电子形式保存客户记录的澳门赌场官网应采取合理步骤(1)确保电子记录在必须保存期间以可访问的形式持续可用⁵ (2)防范未经授权泄露客户信息的风险. 看到 D.C. 规则1.6(a)(1); 另请参阅 D.C. 规则1.6(f)(“澳门赌场官网应行使合理的谨慎，以防止澳门赌场官网的雇员, 的同事, 以及为澳门赌场官网提供服务的其他人不得泄露或使用客户的机密或秘密.”).

2. 澳门赌场官网向前客户提供仅以电子形式保存的记录的义务

澳门赌场官网在道德上有义务, 应合理要求, 向前任客户提供前任客户的文件. 看到 D.C. 规则1.15(b)(“除非本规则另有规定或法律或协议另有允许, 澳门赌场官网应当及时向委托人或者第三人交付委托人或者第三人有权收受的款项或者其他财产 . . . ."); D.C. 规则1.16(“关于任何终止代理, 澳门赌场官网应当及时采取必要的措施 合理可行的 保护客户的利益，例如 . . . 交出委托人有权拥有的文件和财产 . . . .)(加重语气). 看到一般 D.C. 法律伦理课. 283 (1998). 如上所述, 客户文件通常包括电子记录, 因此，提供前客户文件的责任通常会扩展到电子记录. (交出电子纪录时, 必须小心避免提供可能泄露其他客户机机密的文档或元数据.)⁶ 这里的调查涉及澳门赌场官网的义务，当前客户的部分或全部档案仅以电子形式保存，而前客户要求以纸质形式提供时. 具体地说, 澳门赌场官网必须提供书面记录吗, 如果是这样的话, 谁必须为转换为纸张支付费用?⁷

如前所述, 澳门赌场官网和客户可以就如何保存记录等问题达成合理的协议, 如何向客户提供副本, 如果客户希望得到纸质文件，谁来支付转换电子记录的费用. 这里的调查, 然而, 表明询问者和前客户之间没有这样的协议.

在没有协议的情况下, 澳门赌场官网是否必须提供纸质形式的电子记录取决于要求提供纸质版本的要求是否合理. 在一般情况下, 这样的要求是合理的, 尽管在某些情况下，这无疑会给澳门赌场官网带来不合理的负担, 即使前客户愿意支付转换为纸质形式的费用.

以纸张形式提供电子纪录的要求是否合理, 至于由谁支付转换为纸张表格的费用，须视乎实际情况而定, 对于不同类型的记录，答案可能会有所不同. 在大多数情况下, 如果记录以电子形式妥善保存, 但前客户要求提供纸质的记录, 原客户须承担将记录转换为纸张形式的费用. 对于那些“对保护客户利益没有必要”的记录尤其如此,，即前客户应承担转换成本. 看到 D.C. 法律伦理课. 283 (1998). 关于其他类型的电子纪录, the lawyer should bear the cost of providing the records in paper form if (1) neither the former client nor substitute counsel (if any) can access the electronic records without undue cost or burden; and (2) the former client’s need for the records in paper form outweighs the burden on the lawyer of furnishing paper copies.⁸

是否(1)将电子文件转换为纸质文件的要求是合理的，以及(2)前客户对纸质文件的需求超过了澳门赌场官网提供这些文件的负担(这样澳门赌场官网就应该承担费用)，应该从一个合理的客户和一个合理的澳门赌场官网的角度来考虑. 还应考虑到客户的技术成熟度和资源.⁹ 提供明线测试是不可能的, 但这种分析可以用一些例子来说明:

• 在诉讼中, 另一方以电子形式向澳门赌场官网提供了2500万页文件. 电子记录是标准格式，例如 .tif. 澳门赌场官网从未收到过书面形式的文件. 尽管澳门赌场官网为特定目的打印了一些文件(例如用作证物), 澳门赌场官网没有必要把整套文件打印成纸质的. 前客户要求澳门赌场官网将所有文件以纸质形式打印出来. 印刷的成本将是巨大的. 除了, 打印所有文件将需要澳门赌场官网工作人员的大量时间，并将极大地破坏澳门赌场官网办公室的业务. 前客户的要求不合理, 即使前客户愿意支付印刷费用. 而, 澳门赌场官网只要以电子形式向前客户提供一份文件副本就足够了,¹⁰ 之后，如果前客户愿意，可以安排并支付印刷费用.

• 这位澳门赌场官网建立了一个庞大的数据库，其中包含与诉讼中产生的数百万页文件有关的信息. 澳门赌场官网从数据库中以纸质形式生成了某些报告, 但从没想过要把整个数据库打印出来. 该数据库是使用为该澳门赌场官网事务所开发的专有软件创建的. 前客户要求以纸质形式提供数据库. 和其他例子一样, 澳门赌场官网和前客户之间没有就将电子记录转换为纸质形式或将电子记录从一种电子格式转换为另一种电子格式达成协议. 因为只有专有软件才能访问数据库, 澳门赌场官网提出将其转换成一种可以与非专有数据库软件一起使用的格式, 由澳门赌场官网承担费用. 因为数据库非常庞大，而前一个客户端将能够以非专有格式访问它, 澳门赌场官网不需要提供纸质的数据库.

• 前客户是指没有聘请代理澳门赌场官网的个人，因为她打算在即将举行听证会的未决诉讼中代表自己. 前客户需要澳门赌场官网的文件来为自己辩护，但无法使用电脑. 澳门赌场官网的电子档案，如果打印出来，将有几百页. 在这种情况下, 前客户对纸质副本的需求很大，而澳门赌场官网提供纸质记录的负担似乎很小. 因此，澳门赌场官网应承担将文件以纸质形式提供给原客户的费用.¹¹

• 澳门赌场官网以电子形式向原客户提供了客户的档案. 前一个客户有一台电脑和一台打印机, 但没有必要的软件来查看澳门赌场官网的电子记录. 前客户对这些记录有很大的需求. 澳门赌场官网提出为原委托人提供必要的软件，费用由澳门赌场官网承担. 前一个客户端能够安装软件, 并且前客户的计算机能够运行该软件. 在这种情况下, 澳门赌场官网没有义务支付将任何电子记录转换为纸质形式的费用.

即使澳门赌场官网必须承担将电子记录转换为纸质形式的费用, 然而, 澳门赌场官网可以向前客户收取与查找和审查电子记录有关的合理时间和人工费用，如果这些时间和费用是由前客户的特殊指示或要求引起的. 看到 D.C. 法律伦理课. 283(1998)(“为了客户的利益，正在审查档案, 就像其他形式的客户服务一样, 可获合理费用补偿”).¹²

在某些情况下，澳门赌场官网被允许向前客户收取将电子记录转换为纸质形式的时间和费用，或者与查找相关的时间和费用, 回顾, 并根据前客户的指示准备记录, 澳门赌场官网应当提前告知原委托人将被收取费用，并说明原委托人收取费用的依据.

结论

澳门赌场官网可能只以电子形式保存许多类型的客户记录, 但是需要注意特定类型文档的限制. 澳门赌场官网和客户可以就有关电子记录和要求转换为纸质形式的合理规定达成一致. 没有这样的协议, 澳门赌场官网必须遵从前客户的合理要求，以书面形式提供电子记录. 在大多数情况下, 原客户须承担将已妥善保存为电子形式的记录转换为纸张形式的费用, 但在某些情况下，澳门赌场官网可能需要承担费用.

出版日期:2010年12月

1. 如D所述.C. 法律伦理课. 283 (1998), 如果找不到前客户, 在某些情况下，澳门赌场官网可以将有价值的财产移交给第三方.
2. 如果客户的代理在五年多前终止，并且找不到前客户或拒绝回应有关文件处理指示的请求，则通常不需要征得客户的同意. D.C. 法律伦理课. 283 (1998). 看到id. 关于必须保留或可以销毁的文件的具体类别的进一步指导.
3. 澳门赌场官网在决定销毁从其他来源收到的大量纸质文件之前，与客户协商也是明智的.g.(由另一方在证据开示中提供的文件)，澳门赌场官网已将其转换为电子形式.
4. 其他几个司法管辖区的意见也得出了类似的结论, 当然也有例外, 澳门赌场官网可以将纸质文件转换为电子形式，并在不征得客户同意的情况下仅以电子形式保存客户档案. 看到 Missouri Ethics Opinion 127 (May 19, 2009); Maine Ethics Opinion 183 (Jan. 2004); New Jersey Ethics Opinion (April 24, 2006).
5. 参见general D.C. 法律伦理课. 283(1998)，以指导保存前客户有关档案的要求.
6. 澳门赌场官网为一个客户起草文件是很常见的, 作为起点, 为其他客户准备的文件. 当澳门赌场官网把前客户的档案交给前客户时, 澳门赌场官网必须采取合理步骤，确保为其他客户准备的任何此类材料或可能泄露其他客户的机密或秘密的材料首先从档案中删除. 就电子纪录而言, 澳门赌场官网还必须采取合理步骤，确保所提供的元数据不会泄露其他客户的机密或秘密. 参见general D.C. 法律伦理课. 341(2007)(讨论与元数据有关的其他问题).
7. 询问者没有提到任何未付费用. 因此，我们不处理规则1下关于留置权行使的任何问题.8(i). 看到维.C. 法律操守行动. 230 (1994), 250 (1992), 333 (2005).
8. 类似的原则也适用于前客户将电子记录从一种电子格式转换为另一种电子格式的请求. 请求是否合理, 澳门赌场官网应该转换记录, 但在大多数情况下，前客户应该支付这样做的成本，除非负担分析另有规定.
9. 参见亚利桑那州道德意见07-02(2007年6月)(“选择以数字方式存储其客户文件的澳门赌场官网不能在未确认客户能够读取数字化图像之前，简单地将磁盘或其他存储介质交给客户. 如果客户既不具备技术知识，也无法使用显示电子图像的计算机, 或者客户聘请了与客户地位相同的替代澳门赌场官网, 原澳门赌场官网可能需要提供文件的纸质副本.”)
10. 在诉讼中，法院通常会发出一项保护令，限制使用和披露在发现过程中产生的包含机密商业信息或因其他原因而敏感的文件. 有时这样的命令只允许澳门赌场官网和专家查看机密文件，而不允许澳门赌场官网与其客户分享这些文件. 除了, 这类命令通常要求在诉讼结束后返还或销毁对方的文件. 就本意见而言, 我们假定对澳门赌场官网向前客户提供文件的能力没有此类限制.
11. 哥伦比亚特区上诉法院(District of Columbia Court of Appeals)最近处理了一名澳门赌场官网对一名前移民客户要求提供其档案的回应的及时性问题. 尽管澳门赌场官网只延迟了五天才提供文件, 法院认为这种拖延违反了规则1.16(d)在特定情况下, 因为“5天的延迟占了答辩人的委托人不得不对驱逐令提出上诉的30天的很大一部分.在泰国，公元87年.2d 428, 430 (2009). 此外, 在五天的延误期间, 这位前澳门赌场官网“多次拒绝索取文件的请求，并积极阻挠他的前客户和继任者澳门赌场官网获取文件的努力.” Id. 法院重申其先前的声明，即“委托人不应要求两次”,客户的文件“无论多少”都应“立即归还”,’”以及“规则1.第16(d)条明确要求澳门赌场官网在代理终止时交出客户的档案.’” Id. 430-31页(引文省略).
12. 威斯康辛州法律伦理意见E-00-03(2003)建议, 尽管澳门赌场官网必须向客户提供电子文件，但费用是最低的。, “澳门赌场官网可以向客户收取必要的人力和专业时间，以搜索数据库以确定包含可能属于客户要求的文件的文件.”